Über die All4Schools-Schnittstelle übernimmt SWOP die Stammdaten Ihrer Schule automatisch aus dem All4Schools-Datenbestand. So müssen Klassen, Lehrkräfte, Schüler und deren Eltern nicht doppelt gepflegt werden: Sie werden in All4Schools verwaltet und nach SWOP übertragen.
Was übernommen wird
Klassen: Die aktuell aktiven Klassen Ihrer Einrichtung werden aus All4Schools angezeigt. Sie entscheiden je Klasse, ob eine neue Klasse in SWOP angelegt oder eine bestehende SWOP-Klasse damit verknüpft werden soll — so behalten Sie die Kontrolle darüber, welche Klassen übernommen werden.
Lehrkräfte: Alle Lehrkräfte werden mit Name und Kontaktdaten angelegt.
Klassenlehrer: Die in All4Schools hinterlegten Klassenlehrer (bis zu zwei je Klasse) werden den SWOP-Klassen automatisch zugeordnet.
Schüler und Eltern: Je Klasse werden die Schüler angelegt, zusammen mit den zugehörigen Eltern bzw. Erziehungsberechtigten und deren Verknüpfung zum Kind.
Zu jeder Person werden Vor- und Nachname, Geburtsname, Geschlecht, Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummern übernommen. Neue Benutzer erhalten automatisch einen Anmeldenamen und ein Passwort.
Einrichtung
Die Schnittstelle wird einmalig gemeinsam mit uns eingerichtet. Dazu benötigen wir von Ihnen die Zugangsdaten zum All4Schools-Datenhub sowie die Angabe, welche Einrichtung(en) Ihrer Schule abgeglichen werden sollen. Diese Angaben hinterlegen wir für Ihre Schule; danach stehen die Import-Funktionen im Verwaltungsbereich zur Verfügung.
Sobald die Schnittstelle aktiv ist, erscheinen in SWOP an den passenden Stellen automatisch die Schaltflächen zum Import aus All4Schools. Die Möglichkeit, Klassen komplett von Hand anzulegen, entfällt dann, da die Klassen aus All4Schools geführt werden.
Wo Sie die Schnittstelle bedienen
Alle Funktionen finden Sie im Verwaltungsbereich und stehen nur Benutzern mit Verwaltungs- bzw. Administratorrechten zur Verfügung.
Unter Verwaltung, Klassen können Sie die Klassen aus All4Schools importieren. In einem Fenster sehen Sie gegenübergestellt, welche SWOP-Klassen bereits mit All4Schools verknüpft sind und welche All4Schools-Klassen noch fehlen. Sie können eine Klasse neu erstellen oder eine vorhandene SWOP-Klasse mit einer All4Schools-Klasse verknüpfen. Ebenfalls hier ordnen Sie über eine Schaltfläche die Klassenlehrer zu und importieren je Klasse die Schüler samt Eltern.
Unter Verwaltung, Lehrkräfte importieren Sie die Lehrkräfte aus All4Schools.
Wie der Abgleich funktioniert
Der Abgleich läuft immer in eine Richtung: Daten werden aus All4Schools nach SWOP übernommen. Bereits vorhandene Personen werden dabei erkannt und aktualisiert, neue Personen werden angelegt. Es entstehen also keine Dubletten. Personen, die in All4Schools entfernt wurden, werden in SWOP nicht automatisch gelöscht; solche Fälle bereinigen Sie bei Bedarf von Hand.
Manueller und automatischer Abgleich
Sie können den Abgleich jederzeit selbst über die genannten Schaltflächen anstoßen, zum Beispiel nach größeren Änderungen in All4Schools.
Zusätzlich lässt sich der Benutzerabgleich automatisch einrichten, sodass er ohne Ihr Zutun regelmäßig läuft. Üblich ist ein täglicher Abgleich; das Intervall kann aber individuell mit uns besprochen und eingestellt werden.
Hinweise
Damit Schüler und Klassenlehrer korrekt zugeordnet werden können, sollten die Lehrkräfte vor den Klassenlehrern und den Schülern importiert werden. Eine Klasse wird nur dann mit Daten aus All4Schools befüllt, wenn sie zuvor mit der entsprechenden All4Schools-Klasse verknüpft wurde.
Umstieg von einer bestehenden ABES-Anbindung
War Ihre Schule zuvor über die ABES-Schnittstelle angebunden, ist kein Neuaufbau der Benutzer nötig. All4Schools führt zu jeder Person eine Kennung mit, die aus der ABES-Zeit stammt. Über diese Kennung erkennt SWOP beim allerersten Abgleich Ihre bereits vorhandenen Lehrkräfte, Schüler und Eltern automatisch wieder und verknüpft sie mit dem jeweiligen All4Schools-Eintrag. So entstehen keine doppelten Konten, und bestehende Anmeldungen, Zuordnungen und Daten bleiben erhalten.
Diese Wiedererkennung ist eine einmalige Sache: Sobald eine Person verknüpft ist, merkt sich SWOP die Zuordnung dauerhaft, und alle weiteren Abgleiche laufen direkt darüber. Personen, die in All4Schools neu hinzukommen und keine Entsprechung in SWOP haben, werden wie üblich neu angelegt.
Die Klassen bilden die Ausnahme: Sie werden nicht automatisch übernommen. Nach der Umstellung verknüpfen Sie Ihre Klassen einmalig von Hand mit den passenden All4Schools-Klassen. Danach hängen Klassenlehrer- und Schülerabgleich an dieser Verknüpfung und laufen automatisch mit.