Da SWOP in der Fehlzeiten-Matrix das Eintragen von Fehlzeiten auch für zukünftige Stunden oder für Stunden ohne Unterricht (z. B. Ausfall, freie Tage) erlaubt, kann es im laufenden Schuljahr zu Fehlzeiten kommen, denen gar kein realer Unterricht gegenübersteht. Damit solche Einträge sichtbar werden und gezielt bereinigt werden können, gibt es den zusätzlichen Schritt "Fehlzeiten prüfen".
Die Ansicht "Fehlzeiten prüfen" unter Klassenbuch / Übersichten / Fehlzeiten prüfen hilft beim Erkennen und Bereinigen verdächtiger Fehlzeiten — also Fehlstunden und Fehltagen, denen kein passender Unterricht im Stundenplan gegenübersteht. Die Ansicht ist auch erreichbar als Direktlink in der persönlichen Wochenansicht und in jeder Klassenansicht.
Im Filterbereich oben legen Sie zuerst das Schuljahr und den Zeitraum fest. Der Zeitraum muss innerhalb eines Schuljahres liegen — beim Wechsel des Schuljahres werden Klassen und Kurse dieses Jahres automatisch nachgeladen. Optional schränken Sie zusätzlich auf eine Lehrkraft, eine Klasse oder einen Kurs ein. Aktive Filter werden orange und fett dargestellt, sodass Sie auf einen Blick sehen, welche Eingrenzungen aktiv sind.
Nach dem Klick auf "Fehlzeiten prüfen" werden die Daten geladen, mit Fortschrittsanzeige und Abbruch-Möglichkeit für größere Zeiträume. Anschließend werden die gefundenen verdächtigen Fehlzeiten in zwei Reitern dargestellt: "Kein Unterricht" und "Bericht fehlt". Zukünftige Einträge werden standardmäßig ausgeblendet — bei zukünftigen Berichten fehlt naturgemäß noch der Bericht. Über die Checkbox "Auch zukünftige Fehlzeiten anzeigen", die direkt rechts neben den Tab-Buttons sitzt, können Sie sie bei Bedarf einblenden. Eingeblendete zukünftige Zeilen sind hellblau hinterlegt, damit sie sich auf einen Blick von Einträgen aus der Vergangenheit unterscheiden.
Im Reiter "Kein Unterricht" landen Fehlzeiten, für die die Schülerin oder der Schüler zu der Zeit gar keinen geplanten Unterricht hatte — weder in der Hauptklasse noch in einem laut Kursbelegung aktiven Kurs. Auch Fehlzeiten zu Zeiten, in denen ein Unterricht ausgefallen oder schulbedingt nicht stattgefunden hat (dokumentiert per Bericht mit Status "Ausfall" oder "schulbedingt nicht stattgefunden"), erscheinen hier. Diese Fehlzeiten können in der Regel gefahrlos gelöscht werden, weil tatsächlich kein Unterricht stattfand. [SCREENSHOT: Reiter "Kein Unterricht" mit einigen Beispielen in der Tabelle]
Im Reiter "Bericht fehlt" landen Fehlzeiten, bei denen Unterricht geplant war und die Schülerin oder der Schüler laut Kursbelegung Teilnehmer ist, aber bisher kein Bericht (Udok) zur Stunde existiert. Hier kann der Bericht schlicht noch nicht eingetragen sein — die Spalte "Begründung" zeigt, welches Fach und welche Lehrkraft den Bericht nachholen müsste. Bitte deshalb erst prüfen, dann löschen: Wenn die Lehrkraft den Bericht später nachträgt, wird die Fehlzeit automatisch wieder valide.
Jede Tabellenzeile ist anklickbar und wird per Checkbox markiert; eine gelbe Hervorhebung zeigt die aktuelle Auswahl. Mit "Alle markieren" oder "Keine markieren" können Sie schnell die ganze Liste umschalten. Über das Datum in der ersten Spalte gelangen Sie direkt in die jeweilige Klassenbuch-Woche. [SCREENSHOT: Tabelle mit zwei markierten Zeilen, gelber Hover-Effekt erkennbar]
Über dem Tabellenbereich sehen Sie zusammengefasst, welche Filter aktiv sind und wie viele verdächtige Fehlzeiten gefunden wurden. Sollte ein Teil der Daten nicht geladen werden können, erscheint dort ein deutlicher Hinweis, dass das Ergebnis unvollständig ist.
Die Berechtigung zum Löschen ist mehrstufig geregelt. Das Ansehen der verdächtigen Fehlzeiten ist für alle Nutzer mit Klassenbuch-Leserechten möglich. Das Löschen ist davon getrennt geregelt: Admin und Verwaltung dürfen pauschal alles. Klassenlehrer dürfen alle Fehlzeiten der Schüler ihrer eigenen Klasse löschen — auch wenn die Stunde von einer anderen Lehrkraft gehalten wurde. Voraussetzung dafür: die eigene Klasse muss als Klassen-Filter aktiv sein. Sonstige Lehrkräfte sehen die Ansicht zwar, bekommen aber statt des Löschen-Buttons einen Hinweis.
Über die Modulberechtigungen → Klassenbuch lassen sich zwei zusätzliche feinkörnige Rechte pro Gruppe vergeben, jeweils unabhängig vom Lesen/Schreiben-Standardrecht des Moduls. Das Recht "Löschen für alle Klassen" gibt einer Gruppe pauschalen Zugriff über alle Schüler aller Klassen hinweg, ohne Klassenlehrer- oder Stundenplan-Bindung — typischerweise für Sekretariats- oder Schulleitungs-Gruppen sinnvoll. Das Recht "Löschen in eigenen Stunden" erlaubt das Löschen ausschließlich für Fehlstunden, deren Zeitabschnitt laut Stundenplan von der angemeldeten Lehrkraft selbst gehalten wird — geeignet für Fachlehrer oder Kursleiter, die in ihren eigenen Stunden aufräumen können sollen, ohne pauschale Berechtigung über die ganze Schule zu bekommen. Für Fehltage (ganztägig) greift dieses Recht nicht, da "eigene Stunde" hier nicht eindeutig ist. [SCREENSHOT: Modulberechtigungen → Klassenbuch mit den beiden neuen Extra-Spalten "Löschen für alle Klassen" und "Löschen in eigenen Stunden" und mehreren konfigurierten Gruppen]
Die verschiedenen Berechtigungen wirken kumulativ — sobald eine zutrifft, ist das Löschen erlaubt. Konkret heißt das: Ein Klassenlehrer von 10b mit zusätzlichem Recht "Löschen in eigenen Stunden" darf Fehlzeiten seiner 10b-Schüler löschen (auch in Stunden von Kollegen) und zusätzlich Fehlzeiten beliebiger anderer Schüler in seinen eigenen Stunden (z. B. in einem klassenübergreifenden Kurs). Eine Fachlehrkraft ohne Klassenleitung mit Recht "Löschen in eigenen Stunden" kann ausschließlich in den von ihr gehaltenen Stunden löschen. Schulleitung oder Sekretariat mit "Löschen für alle Klassen" haben keine Einschränkungen. Schüler- und Eltern-Gruppen können diese Extras nie bekommen, auch wenn sie versehentlich in den Modulberechtigungen gesetzt würden.
Wenn ein Filter aktiv ist, der die eigene Löschberechtigung nicht abdeckt — etwa Klasse-Filter auf eine fremde Klasse oder Lehrer-Filter auf eine andere Lehrkraft — wird statt des Löschen-Buttons ein passender Hinweis angezeigt, der erklärt warum aktuell nicht gelöscht werden kann und welche Filterung oder Berechtigung nötig wäre.
Beim Klick auf "Markierte Einträge löschen" werden alle ausgewählten Fehlstunden und Fehltage in einem Schritt entfernt. Vor jeder Löschung prüft das System nochmals, ob die Fehlzeit immer noch verdächtig ist und ob die eigene Berechtigung sie tatsächlich abdeckt — wurde z. B. zwischenzeitlich von einer Kollegin der zugehörige Bericht eingetragen, bleibt die Fehlzeit erhalten. Nicht gelöschte Einträge bleiben sichtbar in der Liste und können nach Klärung erneut bearbeitet werden. Alle Löschvorgänge werden im Aktivitäts-Protokoll der Anwendung festgehalten und sind später nachvollziehbar.