Was sind Abschlussnoten?
„Abschlussnoten" berechnet für jeden Schüler und jedes Fach eine Abschlussnote als gewichtete Kombination aus einer bereits vorhandenen Stichtagsnote (der sogenannten „Vornote") und beliebig vielen frei konfigurierbaren weiteren Noten – zum Beispiel einer schriftlichen und einer mündlichen Prüfung. Die Vornote wird automatisch aus einem oder mehreren bestehenden Stichtagsnoten-Workflows übernommen, sodass die Lehrkräfte sie nicht erneut eintragen müssen. So lassen sich typische Abschluss- und Prüfungsverfahren (z. B. „Jahresnote zählt 50 %, schriftliche Prüfung 30 %, mündliche Prüfung 20 %") sauber abbilden und nachvollziehbar dokumentieren.
Die drei Bausteine: Vorlage, Workflow, Benotung
„Abschlussnoten" ist in drei aufeinander aufbauende Ebenen gegliedert. Eine **Vorlage (Template)** legt einmalig fest, wie ein Abschlussverfahren grundsätzlich aussieht: welche Noten es gibt, wie sie gewichtet werden und wer sie eintragen darf. Ein **Workflow** ist die konkrete Durchführung einer Vorlage für ein bestimmtes Schuljahr; beim Start wird die Vorlage „eingefroren", damit spätere Änderungen an der Vorlage einen laufenden Workflow nicht durcheinanderbringen. Die **Benotung** schließlich ist die eigentliche Eingabemaske, in der Lehrkräfte und Sekretariat die Noten für die Schüler erfassen und die berechnete Abschlussnote live sehen.
Wo finde "Abschlussnoten"?
Die Verwaltung der Vorlagen und Workflows erreichen Administratoren und Verwaltung über den Administrationsbereich unter „Abschlussnoten". Die Noteneingabe selbst finden berechtigte Lehrkräfte und das Sekretariat im Notenbereich unter „Abschlussnoten". Der Menüpunkt zur Benotung erscheint nur dann, wenn aktuell mindestens ein Workflow innerhalb seines Bearbeitungszeitraums liegt. Zusätzlich tauchen laufende Abschlussnoten-Verfahren automatisch im Aufforderungen-Panel auf der Startseite auf, sodass die zuständigen Personen direkt darauf hingewiesen werden.
Eine Vorlage anlegen
Über „Abschlussnoten" im Administrationsbereich legen Sie eine neue Vorlage an. Jede Vorlage braucht zunächst eine eindeutige Bezeichnung und die Entscheidung, ob in Noten (1–6) oder in Punkten (0–15) bewertet wird – dieses Bewertungssystem gilt für das gesamte Verfahren und kann später nicht mehr geändert werden. Anschließend legen Sie fest, auf wie viele Nachkommastellen die Abschlussnote gerundet wird und nach welcher Regel (kaufmännisch, immer auf- oder immer abrunden). Außerdem entscheiden Sie, ob die berechnete Abschlussnote von Hand überschrieben werden darf.
Noten (Komponenten) zusammenstellen
Innerhalb einer Vorlage definieren Sie die einzelnen Noten, aus denen sich die Abschlussnote zusammensetzt. Die erste Note ist immer die Vornote vom Typ „Stichtagsnote" – sie wird automatisch aus den verknüpften Stichtagsnoten-Workflows gezogen und kann in der Benotung nicht von Hand verändert werden. Über „+ Note" fügen Sie beliebig viele weitere, manuell einzutragende Noten hinzu (z. B. „Schriftliche Prüfung", „Mündliche Prüfung"). Für jede Note legen Sie eigene Nachkommastellen und eine eigene Rundung fest, ob sie eine Pflichtnote ist und wer sie eintragen darf: nur Lehrkräfte, nur das Sekretariat oder beide.
Die Vornote: Woher kommt sie?
Die Vornote ist die Brücke zum bestehenden Stichtagsnoten-System. Bei jeder Vornote-Komponente wählen Sie, ob die festgelegte Stichtagsnote übernommen wird oder ein automatisch berechneter Notendurchschnitt. Welche Stichtagsnoten-Workflows als Quelle dienen, legen Sie erst beim Start des Workflows fest – dort können Sie auch mehrere Quellen mit einer Rangfolge angeben, falls eine Note in mehreren Stichtagsverfahren existiert. Liegt eine Stichtagsnote in einem Punktesystem vor, während die Vorlage in Noten rechnet (oder umgekehrt), wird der Wert automatisch korrekt umgerechnet.
Prüfungsfächer festlegen
Nicht in jedem Fach wird eine Abschlussnote gebildet. Über den Prüfungsfach-Modus bestimmen Sie, welche Fächer je Schüler im Verfahren erscheinen. Zur Auswahl stehen: alle Fächer, in denen eine Stichtagsnote existiert; eine feste, in der Vorlage hinterlegte Fächerliste; eine Zuordnung, die aus dem Stichtagsnoten-Workflow übernommen wird; oder ein individuelles Stammdatum je Schüler. Beim Abgleich von Fachbezeichnungen wird die „Bezeichnung im Zeugnis" verwendet, sodass beispielsweise ein Prüfungsfach „Ma" alle Mathematik-Kurse trifft, die diese Zeugnisbezeichnung tragen.
Gewichtung
Wie stark jede Note in die Abschlussnote eingeht, steuern Sie über Gewichtungen. Für jede mögliche Kombination vorhandener Noten kann eine eigene prozentuale Gewichtung hinterlegt werden, deren Summe jeweils 100 % ergibt. Das Szenario „alle" ist die Grundlage; zusätzliche Szenarien decken Sonderfälle ab, etwa „nur Vornote und schriftliche Prüfung" für Schüler ohne mündliche Prüfung. Sind für eine konkrete Notenkombination keine passenden Gewichte definiert, verteilt das System die Gewichte des „alle"-Szenarios anteilig auf die tatsächlich vorhandenen Noten.
Einen Workflow starten
Wenn eine Vorlage fertig konfiguriert ist, starten Sie daraus über „Abschlussnoten starten" einen Workflow für das aktuelle Schuljahr. Sie vergeben eine eindeutige Bezeichnung (Vorschlag: Vorlagenname plus Schuljahr) und legen den Bearbeitungszeitraum fest – von wann bis wann Noten eingetragen werden dürfen. Anschließend wählen Sie die Stichtagsnoten-Workflows als Quelle der Vornote aus und bringen sie per Pfeiltasten in die gewünschte Rangfolge. Mit dem Start wird die komplette Vorlagen-Konfiguration in den Workflow kopiert und ist damit gegen spätere Vorlagenänderungen geschützt.
Laufende Workflows verwalten
In der Übersicht der gestarteten Workflows sehen Sie alle Verfahren des gewählten Schuljahres. Ein „aktiv"-Hinweis zeigt an, dass der Bearbeitungszeitraum gerade läuft. Laufende Workflows können von Administration und Verwaltung nachträglich angepasst werden, allerdings nur in unkritischen Punkten: Gewichtungen, Rundung und Nachkommastellen, Eingaberechte, die Überschreibbarkeit der Abschlussnote, der Prüfungsfach-Modus, die Quellen samt Reihenfolge sowie Bezeichnung und Zeitraum. Die Noten selbst und ihre Reihenfolge bleiben gesperrt, damit bereits eingetragene Werte nicht verloren gehen.
Noten eintragen
Die eigentliche Noteneingabe öffnen Sie über die Benotung. Nach Auswahl eines Workflows erscheinen nur die Klassen, in denen tatsächlich Stichtagsnoten vorliegen. In der Klasse zeigt das Raster pro Schüler dessen Prüfungsfächer mit allen Noten der Vorlage. Die Vornote wird nur angezeigt, die manuellen Noten geben Sie direkt in die Eingabefelder ein. Die Abschlussnote wird sofort live berechnet und mitgeführt. Mit „Speichern" werden alle Änderungen übernommen, „Abbrechen" verwirft sie. Außerhalb des Bearbeitungszeitraums ist die Ansicht schreibgeschützt und dient nur der Einsicht.
Übersicht behalten: Farben und Fach-Filter
Damit der Bearbeitungsstand auf einen Blick erkennbar ist, hebt die Benotung vollständige Einträge grün hervor: Eine Fach-Zeile wird grün, sobald alle Pflichtnoten dieses Fachs vorhanden sind, und der Schülername wird grün, sobald wirklich alle Pflichtnoten in allen Fächern dieses Schülers vergeben wurden. Über das Auswahlfeld neben der Überschrift können Sie die Anzeige auf ein einzelnes Fach einschränken – das ist praktisch, wenn Sie nur ein bestimmtes Fach benoten und andere Noten unangetastet lassen möchten.
Wer darf was?
Der Zugriff ist gestaffelt. Vorlagen und Workflows verwalten ausschließlich Administration und Verwaltung. Die Noteneingabe steht Lehrkräften sowie Personen mit Schreibrecht im Notenmodul offen. Innerhalb eines Verfahrens lässt sich pro Note zusätzlich festlegen, ob sie nur von Lehrkräften, nur vom Sekretariat oder von beiden eingetragen werden darf; nicht zugelassene Felder sind in der Benotung gesperrt. Schüler und Eltern haben keinen Zugriff auf „Abschlussnoten". Alle Eingaben und Konfigurationsänderungen werden protokolliert.
Export der Abschlussnoten
Die erfassten Abschlussnoten fließen automatisch in den einfachen Zeugnis-Export der Stichtagsnoten ein. Sobald ein Abschlussnoten-Workflow einen Stichtagsnoten-Workflow als seine erste Quelle nutzt, werden beim Export dieses Stichtagsnoten-Verfahrens je Fach zusätzliche Spalten angehängt: die einzelnen erfassten Noten, die berechnete Abschlussnote und – falls erlaubt – die von Hand überschriebene Note. So stehen die Abschlussnoten ohne weiteren Schritt für die Weiterverarbeitung (z. B. Zeugnisdruck) zur Verfügung.
Tipps für den reibungslosen Einsatz
Legen Sie die Vorlage sorgfältig an, bevor Sie den Workflow starten – Bewertungssystem und die Notenstruktur lassen sich danach nicht mehr ändern. Prüfen Sie vor dem Start, dass die richtigen Stichtagsnoten-Workflows als Quelle und in der richtigen Reihenfolge ausgewählt sind. Wählen Sie den Bearbeitungszeitraum realistisch, da die Eingabe außerhalb dieses Zeitraums gesperrt ist. Nutzen Sie den Fach-Filter, wenn mehrere Personen parallel unterschiedliche Fächer benoten. Achten Sie auf die grünen Markierungen, um schnell zu sehen, wo noch Noten fehlen.